Zobrazení dat z databáze Legacy v Excelu

Pokud máte dobrý tip na použití Legacy, vložte jej sem.
Uživatelský avatar
michal
Příspěvky: 562
Registrován: 06 čer 2013 21:37
Bydliště: Hostinné
Kontaktovat uživatele:

Zobrazení dat z databáze Legacy v Excelu

Příspěvekod michal » 25 úno 2015 14:32

Data z Legacy jsou uložena v relační (SQL) databázi. Soubor databáze má vždy příponu .fdb. Struktura databáze Legacy, základní vztahy mezi tabulkami a obsah nejdůležitějších polí je popsán zde. Tuto databázi lze snadno zobrazit a pracovat s ní nejen v prostředí programu Access, ale i v programu Excel. Mimo obyčejné vykopírování dat z Accessu a jejich vložení do Excelu je také možné zobrazit data z databáze Legacy v Excelu pomocí propojení dat.

Jak na to (pro demonstraci je použit Excel 2007 a Access 2007):

1. Záložka Data, Načíst externí data, Z jiných zdrojů, Z aplikace Microsoft Query

data1.png
data1.png (72.65 KiB) Zobrazeno 2639 x


2. Zvolit zdroj dat MS Acccess Database*, OK

data2.png
data2.png (5.77 KiB) Zobrazeno 2639 x


3. Vybrat databázi, Zobrazit soubory typu: *.* (soubor *.fdb, v příslušném umístění), OK

data3.png
data3.png (15.1 KiB) Zobrazeno 2639 x


4. Vybrat tabulku (dotaz), který má být v Excelu zobrazen

data4.png
data4.png (9.58 KiB) Zobrazeno 2639 x


5. Nastavit případné filtrování dat

data5.png
data5.png (10.02 KiB) Zobrazeno 2639 x


6. Nastavit případné řazení

data6.png
data6.png (9.33 KiB) Zobrazeno 2639 x


7. Dokončení - načíst data do aplikace Microsoft Office Excel, Dokončit

data7.png
data7.png (7.01 KiB) Zobrazeno 2639 x


8. Importovat data:
jako Tabulka - zobrazení všech zvolených dat ve formě tabulky s filtry v záhlaví
jako Kontingenční tabulka - zobrazení dat ve formě kontingenční tabulky s další možností různých výběrů, filtrování, třídění, apod.

data8.png
data8.png (11.31 KiB) Zobrazeno 2639 x


Po stisknutí OK budou data zobrazena ve zvoleném formátu.

Příklad definice dotazu v Accessu a jeho zobrazení Excelu:

Procházím-li matriku narození, kterou jsem už před nějakým rokem studoval, hodí se mi mít k dispozici soupis osob, jejichž zápisy jsem už kdysi z této matriky zaznamenal. Chci report na míru, který program Legacy neumí a tak si jej vytvořím sám. Nutné předpoklady jsou samozřejmě tyto:
- umím pracovat s Accessem a Excelem
- znám strukturu databáze Legacy a vím, do které tabulky se která data ukládají (viz zde)
- do databáze ukládám data smysluplně, tj. tak, aby byla snadno dohledatelná, viz dále

V prostředí Access si nadefinuji dotaz, pomocí kterého zobrazím všechny citace zápisů z matrik přiřazených k události narození osoby. Chci, aby výstup obsahoval číslo stránky matriky, číslo snímku stránky matriky na webu, číslo, jméno, příjmení a datum narození osoby, jméno a příjmení jejího otce a matky a adresu narození. Sestavím si výběrový dotaz, ve kterém použiji tyto tabulky a pole (vazby mezi tabulkami jsou popsány zde):
tblSR (tabulka pramenů), pole SrcCallNum (zde ukládám signaturu matriky)
tblSX (tabulka citací), pole SrcDetNote (zde ukládám číslo stránky matriky), SrcDetail (zde ukládám číslo snímku matriky), Type (musí být roven 2, aby se jednalo o zápisy přiřazené k události narození)
tblIR (tabulka osob), pole IDIR, Surname, GivenName, BirthSD (číslo, příjmení, jméno, datum narození osoby)
tblMR (tabulka manželství), pole IDIRHusb, HusbSurname, HusbGivenName (číslo, příjmení a jméno otce), IDIRWife, WifeSurname, WifeGivenName (číslo, příjmení a jméno matky)
tblAR (tabulka adres), pole AddrName (zde ukládám adresu narození)
Dotaz uložím např. s názvem zCitace-narozeni

data9a.png
data9a.png (107.7 KiB) Zobrazeno 2639 x


V Excelu provedu kroky 1 až 3 a v kroku 4 zvolím dotaz zCitace-narozeni.

data9b.png
data9b.png (10.42 KiB) Zobrazeno 2639 x


Operaci dokončím pomocí kroků 5 až 8 a výsledkem je po několika rutinních úpravách kontingenční tabulka, ve které si mohu různě zobrazovat a filtrovat záznamy citací zápisů narození, v tomto případě jsou zobrazeny zápisy v matriky Ší VII 4.

data9cc.png
data9cc.png (225.61 KiB) Zobrazeno 2639 x


Soubor Excelu uložím. Po zápisu dalších citací do Legacy se v tyto nově zapsané záznamy v souboru Excelu objeví po stisknutí Nástroje kontingenční tabulky>Možnosti>Aktualizovat.

Zpět na “Tipy & triky”

Kdo je online

Uživatelé prohlížející si toto fórum: Žádní registrovaní uživatelé a 1 host